どんなに急いでいてもこの３つだけは必ず書こう！
Eメールは、送信すると即座に直接相手に届くので、送信する際は、常に細心の心配りをしたいものです。
しかしながら、手軽におくれるがゆえに、いい加減な内容で送ってしまいがちです。
いまからいう、３つを書きさえすれば、極端なはなし、本文さえ書かなくても大丈夫です。それくらいEメールで重要なのが、今ラあげるの３つ、
- 件名
- 誰に対して送っか
- 誰が送ったか
はどんなメールでも必ず書くようにしましょう。
■件名をかくことで、相手の読み忘れが減る
パッと見て内容が理解できる件名は、特に忙しい現代において、メールを書く上で、とても重要な部分です。
多くの人は、一日に何通ものメールを受け取るでしょう。
忙しい人なんかは、受信したメールをあとで読もうとして、開かずにそのままにして、結局メールが来たことさえ忘れてしまう人もいます。
たとえメールを開かなかったとしても、たいていのメールソフトは、件名は表示されます。
メールが届いてもメールを開こうとしない横着な人のためにも、件名でメールの内容がわかるようにしておくことで、
送ったメールを読み忘れられるリスクを減らすことができます。
極端なはなし、件名だけで事足りるなら、内容を書かなくてもいいほどです。
それほど、件名は大切なモノです。
■誰に対して送ったか？で送り間違えのリスクが減る
意外と書かない人が多いのですが、誰に対して送ったかも、明確にわかるようにしておくことが重要です。
メールの書き出しに、かならず、「◯◯さま」と書きましょう。
「おいおい、でも、誰に送ったかって、そりゃ、とうぜん、メールアドレスの人に送ったわけで、
いちいちそれをまた、説明することもないでしょ？」
とお思いになるかもしれません。
しかし、あなたも、一度や二度、メールを送信し間違えたことがあるのではないでしょうか。
メールは、手軽に遅れるがゆえに、送信し間違えることも、多々起こります。
送信し間違えたメールが、相手に届いた時に、受け取った相手が、送信し間違えたものだと
気づいてくれれば、まだいいのですが、
たまに、送り先を間違えたにもかかわらず、それが自分に届いたものだと思い込んでしまう、
場合もあります。
メールが誰に送られたものなのかを、はっきり書くことで、送り間違いで相手に誤解されてしまうリスクを無くせます。
■誰が送ったか？と書くことで相手にあなたを印象づける
これも本当に大事なことなのですが、誰が送ったのかということを、かならず書きましょう。
特にあなたのメールアドレスから、あなたの名前が推測できないようなものであれば、なおさらです。
たとえ、メールアドレスからあなたの名前が推測できるようなものであっても、
メールの本文中に、あなたが送ったことが分かるように、あなたの名前を入れましょう。
そうすることで、相手に強烈にあなたが送ったメールであることを印象づけることができるので、
相手からもあなたのことを覚えてもらえるし、コミュニケーションミスを減らすことにも大いに貢献します。
まとめ
これらは相手に対するマナーもありますが、それと同時に、自分が送ったメールが確実に相手に読まれるためでもあります。
どうしてこの３つをしなければいけないかというと、最近は巧妙な文面のスパムメールなどがおおいこともあげられます。
特にスパムメールをたくさん受信している人は、流れ作業で受信したメールを即座に削除したりしていますが、
その時に、パッと見て、何のメールで誰が誰に書いているメールかがわからなければ、
即座に削除されるなんてことにもなりかねません。
せっかく書いたあなたのメールが、読まれることなく削除されてしまわないように、
最低限、この３つは守りましょう。
